Les sociétés commerciales françaises sont soumises à la loi du 24 Juillet 1966 et au décret du 30 Mai 1984 en ce qui concerne leurs modalités de constitution et de fonctionnement. Ces textes prévoient très précisément les obligations pesant sur les sociétés, notamment en ce qui concerne les formalités de publicité auprès des tiers. Il en est deux particulièrement importantes qui doivent permettre aux tiers de savoir qu'ils sont en présence d'une société et de connaître la taille de l'entreprise par son chiffre d'affaires.

1. La signalisation des inscriptions

Il est courant de constater l'absence d'une des mentions obligatoires - voire de toutes - sur les documents émis par la plupart des sociétés. L'article 72 du décret du 30 Mai 1984 énumère les inscriptions obligatoires sur pratiquement tous les documents de la société.
a. Les documents visés par le décret sont les factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que toutes correspondances et récépissés concernant l'activité de la société et signés par elle ou en son nom. Cette liste est exhaustive et recense les seuls documents à vocation externe de la société devant contenir ces mentions. Ces documents ne peuvent être opaques pour les tiers. Ils doivent savoir dès le premier regard qu'ils sont en présence d'une personne morale et non d'un exploitant en nom propre. La responsabilité, notamment le volet financier, d'une faillite est radicalement différente entre une société et une entreprise individuelle et il est important de permettre aux tiers désireux de passer contrat d'être parfaitement conscient de l'identité de son cocontractant. Ainsi, tous les documents à vocation extérieure émanant d'une société doivent contenir certaines informations.
b. Les mentions sur les papiers d'affaires.
La reproduction du numéro de RCS est la première des mentions obligatoires. Cette formalité est souvent mal remplie. De nombreuses sociétés remplace le numéro RCS par le numéro de gestion du greffe ou encore le numéro Siret. Le numéro RCS contient deux indications supplémentaires par rapport à ce dernier. La lettre A, B, C ou D. Le A correspond au commerçant en nom propre, le B à la société commerciale, la lettre C pour un groupement économique et la lettre D pour une société civile. En outre le numéro de RCS fait ressortir le lieu d'immatriculation contrairement au numéro Siret. Le numéro de RCS permet ainsi en un regard de situer géographiquement et juridiquement son interlocuteur. Si la société est en outre immatriculée à l'étranger, elle doit indiquer en plus sa dénomination, son siège social, et le cas échéant son numéro d'immatriculation. Enfin, l'article 34 et l'article 70 de la loi de 1966 imposent aux sociétés commerciales la mention du sigle SARL ou SA selon ainsi que le montant de leur capital social. L'ensemble de ces mentions permettent d'interroger avec efficacité le Registre du Commerce et des Sociétés sur les comptes de la société cocontractante.

La connaissance des informations financières est devenu un enjeu économique majeur et il n'y a qu'à regarder le nombre de publicité sur le sujet pour s'en convaincre. Il est important de connaître la santé financière de ses fournisseurs afin de mieux les sélectionner. L'article 54 du décret fait obligation aux sociétés commerciales de déposer leurs comptes en double exemplaire au greffe de leur Tribunal de Commerce dans le mois qui suit leur approbation par l'assemblée ordinaire. Cette formalité est utile à double titre. Elle permet aux organismes créanciers ( URSSAF, Trésor, etc.) de vérifier la santé d'une entreprise lorsque celle-ci est défaillante dans le paiement de ses obligations. Elle permet également à chacun de vérifier la réalité des affaires accomplies par une société. Il est par exemple interdit de cumuler des dettes rendant les capitaux propres inférieurs de plus de 50% au capital social. La publication des comptes est un gage de transparence et le non respect de cette obligation, sanctionné par une contravention de 4ème classe, indique généralement des difficultés pour l'entreprise dans d'autres domaines. Cette obligation est d'ailleurs un gage de sérieux pour les sociétés cotées en bourse qui doivent sans cesse se soumettre à l'examen et à la critique afin de mieux attirer les investisseurs.